В России фактически завершено формирования рынка электронного документооборота. И все большее число организаций подключаются к системе ЭДО. В настоящее время она обеспечивает оптимизацию бизнес-процессов, касающихся передачи и согласования документов.
Основной принцип системы, о которой рассказывал гендиректор центра «Русская Компания» Илья Померанец, является безбумажный документооборот. При этом отправкой документов занимаются компании, являющиеся операторами ЭДО.
Для подписания документов требуется квалифицированная электронная подпись. Благодаря ей электронные документы приравниваются по силе к бумажным с физической подписью. При этом нет необходимости в бумажных дубликатах.
Эта система обладает и другими достоинствами. Во-первых, оптимизация бизнес-процессов. Благодаря ей меньше времени тратится на подготовку, обработку и доставку документов; быстрее осуществляются платежи. При этом свободные людские ресурсы можно перенаправить на достижение более важных задач.
Во-вторых, сокращение финансовых затрат. Сокращаются расходы на распечатку и доставку документов, оплату работников, которые их составляют, курьеров, расходы на хранение.
В-третьих, сохраняется юридическая сила документов.
Благодаря системе ЭДО упрощается взаимодействие с органами контроля. Последние заинтересованы в переводе документооборота в электронный вид. Например, в электронном формате уже существуют книги покупок и продаж. И данный способ работы намного удобнее, чем с бумажными аналогами
Некоторые документы, предоставляемые в контролируемые органы, должны храниться на протяжении определенного времени. Однако хранение бумажных документов, тем более в больших объемах, часто доставляет неудобства. Документы в электронном виде проще хранить и удобнее искать.
Электронный документооборот обеспечивает сокращение временных затрат. Бумажные документы распечатывают, подписывают и согласовывают. На доставку их на большие расстояния требуется время. Электронные документы доставляются в считанные секунды.
Кроме того в режиме реального времени можно отследить статус документа – прочитан ли он, подписан, требуются ли какие-либо уточнения. Это значительно ускоряет процесс документооборота и завершения сделок.
Так как документы доставляются намного быстрее, в целости и сохранности, появляется возможность быстрее исправлять возможные ошибки, что ведет к повышению лояльности. А это чрезвычайно важно при работе в отраслях с высокой конкуренцией.
Оставить комментарий